Créer des ordres de tri et des filtres
Par défaut, Powerpay trie la liste des employés dans l’ordre alphabétique des noms de famille, puis affiche tous les employés. Cet ordre est le même pour l’aperçu de la liste de paie et les rapports des ressources humaines.
Utilisez l’option Trier de la liste des employés afin de préciser :
- l’ordre dans lequel vous voulez que les dossiers d’employés apparaissent dans la liste
- les types d’informations que vous souhaitez afficher dans la liste des employés.
Les paramètres précisés ici ne modifieront rien dans votre registre de paie ou dans vos rapports. Ils ne visent qu'à organiser la liste des employés de manière à simplifier la saisie des données. Vous pouvez modifier en tout temps le tri et le filtrage du contenu de la liste; cependant, les paramètres par défaut précisés à l’aide de cette procédure seront ensuite appliqués à chaque ouverture de la liste des employés.
Tri
Une pratique courante consiste à trier par noms de famille d'employés le contenu de la liste des employés. Dans ce type de tri, Powerpay affiche les dossiers des employés par ordre alphabétique des noms de famille.
La fonction « Regrouper par » vous permet de grouper les dossiers d’employés en fonction d’un attribut commun (ex. : par service), puis de les trier selon l’ordre souhaité (par matricule ou par nom de famille d’employé) au sein de chaque groupe. Par exemple, les employés peuvent d’abord être regroupés par service, puis classés par ordre numérique de matricule.
Pour définir l’ordre de tri des données du registre et des bulletins de paie, communiquez avec votre équipe de prestation de services.
Filtrage
Les options de filtre détermineront quels groupes d'employés feront partie de la liste. Si vous choisissez le filtre Actif, par exemple, Powerpay n’affichera pas les dossiers d’ex-employés ou d’employés en congé. À tout moment, vous pouvez modifier les paramètres de filtrage afin de voir tous les employés dont le dossier figure dans Powerpay ou les employés qui correspondent à d'autres critères de filtrage. Le filtrage NE supprime PAS des dossiers, mais empêche plutôt l'affichage de certains.
Les options de tri et de filtre fonctionnent simultanément
Si, par exemple, vous choisissez de trier par Nom de famille et de filtrer selon l’option Actif, la liste des employés affichera uniquement les employés actifs et par ordre alphabétique de nom de famille.
La page Tri et filtre par défaut vise à simplifier votre travail. Utilisez-la chaque fois que vous souhaitez afficher les dossiers de vos employés selon l’ordre qui vous convient. Par exemple, lorsque vous travaillez dans la page Feuille de présence, vous pourriez vouloir afficher les dossiers des employés par ordre de matricule et regroupés par service. Par contre, lorsque vous modifiez les primes d'assurance collective, vous pourriez préférer obtenir les dossiers par ordre alphabétique de nom de famille si le rapport de la compagnie d'assurances les présente dans cet ordre. Vous pouvez modifier ces paramètres rapidement et facilement pour les besoins d'une tâche.
Remarque : Toutes les options de tri et de filtre enregistrées continueront de s’appliquer après la fin de votre session Powerpay.
Conseil : Cet ordre de tri est défini pour votre ID-utilisateur, pas pour la liste de paie. Chaque utilisateur peut donc définir ses propres options de tri pour la liste de paie.
Étapes
Modifier l’ordre de tri
- Accédez à la Liste des employés. La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l’employé sur lequel vous voulez travailler, comme la page Feuille de présence et celle de Retenues et cotisations.
-
Cliquez sur le bouton Trier
dans la liste des employés.Les options de tri sont les suivantes :
- À partir de la liste déroulante Trier par, sélectionnez l’ordre souhaité.
- Dans la liste Regrouper par, choisissez de quelle façon vous souhaitez que les employés soient regroupés en fonction de l’ordre de tri.
- Cliquez sur Appliquer.
Filtrer la liste des employés
- Accédez à la Liste des employés. La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l’employé sur lequel vous voulez travailler, comme la page Feuille de présence et celle de Retenues et cotisations.
- Cochez ou décochez les cases Actif, En congé ou Ex-employé, selon le cas.
Description des champs
Remarque : Seules les options appropriées pour votre entreprise sont disponibles en tant que critère de tri. Par exemple, si votre entreprise n'utilise pas les champs Codes, ces derniers ne sont pas affichés dans cette page.
Trier par
Numéro
La liste des employés est affichée par ordre croissant de matricules.
En fonction des noms de famille
La liste des employés est affichée dans l’ordre alphabétique des noms de famille.
Regrouper par
Type de rémunération
La liste des employés est d’abord groupée en fonction du type de rémunération (à l’heure ou à salaire), puis, sous chacun des types, les employés sont présentés dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
Province d'emploi
La liste des employés est d’abord groupée en fonction de la province où travaillent les employés, puis, sous chacune des provinces, les employés sont présentés dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
Code de service
La liste des employés est groupée en fonction des services (par ex., Ventes, Comptabilité); ensuite, les noms sont présentés dans chaque service (par ex., tous les représentants des ventes, tous les comptables) dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
GL – SOUS-GROUPE Z
La liste des employés est groupée en fonction des sous-groupes Z de répartition (par ex., 83452, 06589); ensuite, les employés sont présentés dans chaque sous-groupe Z (par ex., tous les employés imputés au code GL 83452, tous les employés imputés au code GL 06589) dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
GL – SOUS-GROUPE Y
La liste des employés est groupée en fonction des sous-groupes Y de répartition (par ex., MG, AD); ensuite, les employés sont présentés dans chaque sous-groupe Y (par ex, tous les cadres sous MG, tous les adjoints administratifs sous AD) dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
GL – SOUS-GROUPE X
La liste des employés est groupée en fonction des sous-groupes X de répartition (par ex., FT, PT); ensuite, les employés sont présentés dans chaque sous-groupe X (par ex, tous les employés à temps plein, tous les employés à temps partiel) dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
Famille d'emplois
Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie.
La liste des employés est d’abord groupée en fonction de la famille d’emplois, puis, sous chacune des familles d’emplois, les employés sont présentés dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
Poste
Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie.
La liste des employés est d’abord groupée en fonction du poste, puis, sous chacun des postes, les employés sont présentés dans l'ordre croissant de matricule ou dans l’ordre alphabétique des noms de famille, selon l’option sélectionnée.
Options de filtre
Actif
La liste des employés affiche tous les employés dont le statut est Actif. Tous les autres seront absents de la liste jusqu'à ce qu'un autre filtre soit sélectionné.
En congé
La liste des employés affiche tous les employés dont le statut est En congé. Tous les autres seront absents de la liste jusqu'à ce qu'un autre filtre soit sélectionné.
Ex-employée
La liste des employés affiche tous les employés dont le statut est Ex-employé. Tous les autres seront absents de la liste jusqu'à ce qu'un autre filtre soit sélectionné.